Inteligência em Controle de Caixa: A necessidade de monitorar proativamente o ambiente de controladoria

Aumentos demasiados  de preço dos insumos, riscos de parada de fornecimento, defasagem

tecnológica de insumos e fornecedores. Estes são só alguns riscos que afligem o(a) gestor(a)

de suprimentos. Por outro lado,  novas fontes de fornecimento  locais ou internacionais,

potenciais parceiros para terceirização e novas modalidades fiscais e financeiras  que possam

beneficiar a empresa são alguns exemplos de oportunidades que este mesmo gestor(a)

gostaria de usufruir.

Mas como posso estar atento(a) ao que passa ao redor de meu negócio  quando meu  dia-adia com questões internas me tomam praticamente todo o tempo disponível?

Pois é, por isso é importante estruturarmos os processos de inteligência em Compras. Desta

forma adequamos uma necessidade premente  de monitorar o ambiente externo à organização

com a realidade vivida atualmente pelo mundo dos negócios.

Acompanhar proativamente o ambiente externo ( fornecedores, preços,  tecnologias , aspectos

regulatórios e macro econômicos, por exemplo) é fundamental no momento de rápidas

mudanças que vivemos. Desta forma poderemos antecipar-nos  aos possíveis riscos e

oportunidades  que nos circundam . Para muitas empresas questões como melhorias em

processos de compras, automação e terceirização já não são novidade. Um grande diferencial

competitivo portanto é o monitoramento do ambiente de negócios.

Não devemos confundir o monitoramento externo oriundo de Inteligência em Compras com a

gestão do desempenho dos processos e a aderência às metas estratégicas propostas a

compras. Estes aspectos  normalmente são atribuídos a  Business Intelligence. Estes são

processos muito importantes particularmente em negócios cuja cadeia de suprimentos é longa

e complexa ( varejo , por exemplo).  Os processos de Business Intelligence   interagem com

sistemas de informação das empresas , os ERP’s, e as relações pré-existentes com

fornecedores e por isso mesmo muitas são chamadas de  colaborativas. O monitoramento

externo pelos processos de Inteligência em Compras, por outro lado procura antecipar-se às

novidades ou às condições  de contorno do relacionamento com os fornecedores ( o ambiente

competitivo dos mercados fornecedores, por exemplo) . Portanto, Inteligência em Compras e

Business Intelligence são aspectos complementares.

Mas voltando à questão inicial: como posso monitorar o ambiente externo se a demanda do

dia-a-dia e a escassez de recursos me consomem todo o tempo do mundo? Para responder a

isso devemos utilizar ferramentas e processos de inteligência específicos e assertivos que

garantam valor agregado de forma clara e direta. A forma como trabalhamos para implementar

processos de Inteligência em Compras baseia-se em conceitos consolidados de Inteligência

Competitiva. Resumidamente seria:

- Definir o que avaliar/monitorar: uma matéria-prima principal, um mercado fornecedor

específico etc.

- Coleta de informações e qualificação das fontes; que tipo de informação, Quais as fontes de

informação, quais são confiáveis, formação de banco de dados etc.

- Análise:  criar inteligência, utilizar ferramentas analíticas e estatísticas, os porquês, os “e

se...”, etc. - Operacionalização: como divulgar o trabalho, ad-hoc ou rotineiro, a tomada de decisão etc.

- Monitoramento : Monitoramento de  indicadores, melhoria contínua.

Estes passos aparentemente simples podem tomar um nível de complexidade sem igual. Assim

, uma grande dica é começar pequeno e ir aumentando a complexidade à medida que se torna

necessário.

Um tema bastante importante quando se quiser estruturar os processos de inteligência de

Compras  é o entendimento dos  vários elementos relativos a custo. Citando como exemplos o

impacto em custo dos insumos na cadeia produtiva ( custo total de aquisição ) ou os elementos

que influenciam os custos de determinado insumo ( cost drivers) .

Para finalizar uma outra questão chave : Qual o retorno ao se estruturar processos de

monitoramento de inteligência em Compras ?

Vale a pena pensar em algumas situações: Quanto vale ser o primeiro a adotar uma nova

tecnologia revolucionária oriunda de um   fornecedor? Ou quanto vale estar bem calçado(a) de

informações concretas e tendências sobre um determinado mercado quando estiver

negociando preços com um fornecedor chave deste mercado? Parodiando: não tem preço...